TPM咨詢(xún)公司概述：設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

　　

　　

　　

　　設(shè)備檔案管理

　　

　　一、設(shè)備檔案管理的注意事項(xiàng)

　　

　　1、設(shè)備檔案的管理，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對(duì)于只有一套的設(shè)備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復(fù)印。

　　

　　2、各儀器、設(shè)備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)于不具備以上條件的，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。

　　

　　3、設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類(lèi)、編目、建賬。

　　

　　4、檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，秘密級(jí)以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時(shí)間不得超過(guò)兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時(shí)交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。

　　

　　5、使用單位保管的檔案借閱時(shí)也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。

　　

　　6、對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用單位復(fù)印。

　　

　　7、儀器、設(shè)備報(bào)廢后，采購(gòu)設(shè)備的檔案也要鑒定銷(xiāo)毀，自制設(shè)備的檔案由校檔案室長(zhǎng)期保管。

　　

　　二、設(shè)備檔案管理的類(lèi)型

　　

　　1、采購(gòu)設(shè)備檔案管理

　　

　　計(jì)劃、選購(gòu)階段

　　

　?。?）用戶(hù)申請(qǐng)，可行性方案論證報(bào)告；

　　

　　（2）購(gòu)買(mǎi)儀器設(shè)備的審批文件；

　　

　　（3）協(xié)議、合同；

　　

　?。?）意向書(shū)、訂購(gòu)貨通知單；

　　

　?。?）重要來(lái)往函件、電文；

　　

　　（6）談判備忘錄、附錄、附件。

　　

　　開(kāi)箱驗(yàn)收階段

　　

　　（1）裝箱單、開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠(chǎng)合格證書(shū)、出廠(chǎng)精度檢驗(yàn)單；

　　

　?。?）圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)；

　　

　?。?）開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠文件；

　　

　?。?）運(yùn)單、發(fā)票。

　　

　　安裝、調(diào)試階段

　　

　?。?）安裝調(diào)試計(jì)劃；

　　

　?。?）安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線(xiàn)圖、安裝工藝規(guī)程；

　　

　?。?）試車(chē)、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；

　　

　?。?）存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；

　　

　?。?）安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；

　　

　?。?）計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

　　

　?。?）培訓(xùn)材料。

　　

　　運(yùn)行及維護(hù)修理階段

　　

　?。?）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

　　

　　（3）履歷本、運(yùn)行記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器檢查、普查記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書(shū)；

　　

　?。?）大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。

　　

　　改造、更新階段

　　

　?。?）合理化建議及處理結(jié)果；

　　

　?。?）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；

　　

　?。?）改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

　　

　?。?）設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書(shū)，請(qǐng)示及批復(fù)文件；

　　

　?。?）技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。

　　

　　2、自制設(shè)備檔案管理

　　

　　方案論證及設(shè)計(jì)階段

　　

　?。?）設(shè)備任務(wù)書(shū)、協(xié)議、合同；

　　

　?。?）調(diào)研報(bào)告、可行性方案論證報(bào)告；

　　

　?。?）有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示及批復(fù)；

　　

　　（4）計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、圖樣

　　

　?。?）技術(shù)條件、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)技術(shù)總結(jié)。

　　

　　制造加工階段

　　

　?。?）工藝規(guī)程、工藝說(shuō)明書(shū)；

　　

　?。?）重要的工藝裝備圖紙及說(shuō)明書(shū)；

　　

　?。?）重要零、組件超差、代料單；

　　

　?。?）工藝總結(jié)。

　　

　　安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段

　　

　　（1）安裝、調(diào)試計(jì)劃

　　

　?。?）安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線(xiàn)圖、安裝工藝規(guī)程；

　　

　　（3）試車(chē)、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；

　　

　?。?）存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；

　　

　?。?）安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；

　　

　　（6）計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

　　

　?。?）培訓(xùn)材料；

　　

　　（8）技術(shù)鑒定及審批文件；

　　

　　（9）成果申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)文件；

　　

　?。?0）使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程。

　　

　　運(yùn)行及維護(hù)修理階段

　　

　?。?）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

　　

　?。?）運(yùn)行記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器檢查普查記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書(shū)；

　　

　?。?）大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。

　　

　　改造及更新階段

　　

　?。?）合理化建議及處理結(jié)果；

　　

　?。?）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；

　　

　?。?）改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

　　

　?。?）設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)文件；

　　

　?。?）技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。

　　

　　三、設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題

　　

　　1、重建設(shè)、輕檔案，信息填寫(xiě)難規(guī)范

　　

　　設(shè)備檔案管理應(yīng)貫徹設(shè)備管理全過(guò)程。一些部門(mén)“重設(shè)備性能輕檔案形成”，不注意資料的整理和保存，后期維修人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)時(shí)難以查詢(xún)資料，也難為新設(shè)備引進(jìn)的可行性尋找佐證。

　　

　　2、設(shè)備檔案管理信息化推進(jìn)難

　　

　　傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，缺點(diǎn)很明顯：效率低、信息無(wú)法充分利用，尤其是管理人員崗位變動(dòng)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)交接不清、資料遺失的情況。很多企業(yè)投入大量精力推進(jìn)信息化管理。但先進(jìn)技術(shù)的復(fù)雜操作對(duì)一線(xiàn)員工提出了較高要求，培訓(xùn)成本高，企業(yè)信息化進(jìn)程難推進(jìn)。

　　

　　3、設(shè)備檔案記載及歸檔形式主義嚴(yán)重

　　

　　即使企業(yè)成功推進(jìn)了信息化管理技術(shù)，但一線(xiàn)巡檢人員處于流動(dòng)狀態(tài)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很難對(duì)巡檢員記錄的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，導(dǎo)致巡檢員在記錄時(shí)易流于形式，導(dǎo)致記載與事實(shí)不符、資料不完整等后果。

　　

　　4、設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一

　　

　　有的企業(yè)存在多套設(shè)備管理系統(tǒng)，有的企業(yè)一套完整的設(shè)備檔案的形成卻涉及多個(gè)部門(mén)，如果系統(tǒng)相互之間的連通性較差，無(wú)法有效整合各個(gè)管理系統(tǒng)之間檔案內(nèi)容，檔案利用率低。