KTPM新益為TPM管理咨詢公司概述：設備檔案是設備在制造或購置、運行、直到報廢全過程中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像、電子等文件材料。TPM設備檔案管理是生產(chǎn)管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。

　　TPM設備檔案管理

　　一、設備檔案管理存在的問題

　　企業(yè)設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。然而，在實際工作中，許多企業(yè)對設備檔案管理重視不夠，使設備檔案不能很好的服務于生產(chǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

　　1、檔案意識淡薄，檔案法雖然已頒布多年，但仍有些單位領導和有關人員對檔案工作缺乏正確認識，不重視為生產(chǎn)服務的檔案工作。平時總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟效益，以追求企業(yè)利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱，會直接影響檔案管理工作的順利開展。

　　2、設備檔案材料收集難。很多企業(yè)對設備檔案管理重視不夠，有關制度不健全，歸檔不及時，導致大量設備資料的流失，使得有些設備無法形成一套完整的檔案，從而影響了企業(yè)設備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟效益。比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設備時，特別是天車等特殊設備的驗收，只要驗收時質(zhì)量合格拿到驗收合格證，至于驗收記錄合格證以及技術監(jiān)督報告移不移交，是否按時歸檔，并不按規(guī)定執(zhí)行，致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

　　3、管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項管理制度基本齊全，但在實際中流于形式，有些未貫徹不徹底，有些未將設備檔案工作納入生產(chǎn)、技術、科研管理之中嚴格考核，故有些單位領導、技術人員、管理人員將設備檔案材料歸檔不歸檔一個樣，少數(shù)設備檔案管理人員沒有切實做好設備檔案的收集、整理、并嚴格按規(guī)定認真核對，從而不能完全真實、有效地反映設備的真實情況。

　　二、TPM解決設備檔案管理問題的措施

　　針對設備檔案管理目前的情況，TPM管理認為既要宣傳設備檔案的重要性和歸檔的意義，還要增強人們對歸檔的認識，不斷加強設備檔案管理，應從以下幾方面入手：

　　1、領導的重視是關健。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領導不重視，許多具體的工作都難以展開。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強宣傳力度，要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處，啟發(fā)領導重視檔案工作，特別是借助一些利用檔案的典型事例，使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程，明確規(guī)定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執(zhí)行。

　　2、建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上，各部門還要配備專兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡，明確職責并嚴格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通，以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失，并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)。

　　3、及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設備的使用期結束，設備檔案才停止。TPM設備檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程，才能全面地做好設備檔案收集工作。

　　4、對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面，一是設備項目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。當設計變更時，必須按照有關規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖，做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認，并經(jīng)主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄，避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。